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Departamento de Secretaría

Publicado en Departamento de Secretaría

Departamento de Secretaría


Depende de la División Administrativa, tiene a su cargo las secciones cuya área de gestión corresponde a la atención a órganos de gobierno institucional
.

Las mismas son Sección Consejo, Secretaría de Decanato y Sección Comisiones.

El propósito, las competencias y funciones del cargo de director de Departamento de acuerdo a lo aprobado a nivel central son las siguientes:

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento del departamento y de las diversas secciones a su cargo evaluando las actividades desarrolladas en las áreas de gestión.

Participar en la instrumentación administrativa que permita concretar políticas de la Institución.

 

Las competencias generales son:

  • Trabajar y relacionarse efectivamente con otras personas.
  • Integrarse a los fines institucionales, planes estratégicos y valores de la institución.
  • Cumplir con las normas y programas de seguridad y la salud en el trabajo establecidos para su área de competencia.
  • Contribuir con los procesos de mejora continua y el servicio orientado al usuario.
  • Actuar con profesionalismo y demostrar interés por su formación continua.
  • Participar y actuar en un marco de apertura al diálogo.

Las funciones del cargo son :

Funciones generales de supervisión

  • Planificar, organizar y dirigir el Departamento y las secciones a su cargo.
  • Presentar planes de trabajo del área, indicando los resultados a obtener y realizar la evaluación de los mismos.
  • Supervisar el desarrollo de las actividades del área a su cargo.
  • Establecer los procedimientos de trabajo del Departamento y secciones a cargo.
  • Participar en la implantación de procesos administrativos que involucren su área.
  • Asesorar sobre los asuntos del Departamento a: las autoridades, otras unidades organizativas, la comunidad universitaria y al público en general en caso de corresponder.
  • Promover un buen clima laboral, cuidar la seguridad y salud ocupacional procurando bienestar de su personal y la resolución de los conflictos y situaciones emergentes que surjan en su área.
  • Impulsar la motivación y participación de su personal tomando en cuenta sus prop0uestas y fomentando su capacitación.
  • Coordinar las actividades dentro del departamento, con otras unidades (dentro y fuera de la UdelaR) e integrar equipos de trabajo.
  • Difundir y controlar el cumplimiento de las resoluciones adoptadas por los órganos competentes que se relaciona con su área de trabajo.
  • Supervisar la actualización de disposiciones legales, estatutos, ordenanzas reglamentos, resoluciones, adiestrar al personal sobre su aplicación y controlar su cumplimiento.
  • Supervisar la debida tramitación de los asuntos correspondientes a su Departamento, controlando el cumplimiento de : plazos, etapas, formalidades, condiciones y otros.
  • Realizar en forma periódica la evaluación de desempeño del personal a su cargo, analizando con el mismo los aspectos a mejorar y  acciones a emprender para este fin.
  • Asistir a las Comisiones de Co-Gobierno  cuyos temas estén relacionados con el área asu cargo siempre que le sea solicitado por su superior.
  • Cumplir aquellas tareas relacionadas a su cargo y las indicadas por su superior jerárquico.

En particular y más específicamente en cada una de las secciones corresponde:

 

Orden del día

Supervisar la confección y redactar los Proyectos de Resolución para cada sesión del Consejo, Asamblea del claustro y Comisiones.

Verificar asuntos a ser considerados por los órganos de Co-Gobierno y controlar el cumplimiento de la normativa vigente.

 

Resoluciones adoptadas

Controlar la actualización y la calidad de la información a difundir por distintos medios.

Controlar las modificaciones enviadas por los órganos centrales de gobierno universitario.

 

Archivo

Asegurar el mantenimiento del archivo de resoluciones, distribuidos, de la colección de actas y otros.

 

Sistemas Informatizados

Manejar y adiestrar a su personal sobre el Sistema de Gestión de Resoluciones (SGR) y otros.

 

Órganos de Co-gobierno

Organizar las sesiones de los órganos de Co-Gobierno.

supervisar las convocatorias a los integrantes del Consejo, Claustro y Comisiones.

Asesorar en materia de Resoluciones y otros asuntos.

Coordinar eventos y actividades determinadas por el Consejo, Claustro y Comisiones con los distintos departamentos dels Servicio.

 

Directora del Departamento

de Secretaría

Sra Ivone bonfiglio